Zálohové faktury

Uživatelská dokumentace Zálohové faktury - v17

Kontext

V tomto dokumentu se dozvíte, jakým způsobem jsou v tomto modulu řešeny zálohové faktury, včetně částečně automatizované generace daňových dokladů k přijatým platbám zálohových faktur.

Hlavní funkce

  • Nastavení na účetním deníku určeného pro zálohové faktury.
  • Tvorba zálohové faktury z prodejní objednávky.
  • Generace daňového dokladu k přijaté platbě dané zálohové faktury.
  • Odečtení zálohové faktury při finální fakturaci.

Omezení

  • Manuální vytváření zálohových faktur a spárování pro odečtení na finální faktuře:
    • Ke správnému odečtení faktur, tedy i k zobrazení jejich odečtení na finální faktuře, dochází při tvorbě faktur nad příslušnou prodejní objednávkou. V jiných případech se pak jedná o časově náročnější manuální proces.
  • Částečné platby zálohové faktury:
    • Aktuálně je počítáno s přijetím celkové částky zálohové faktury pro její správné účetní vyhodnocení v Odoo. V případě přijetí nižší platby lze výši zálohy případně manuálně ponížit a vystavit novou zálohovou fakturu na zbývající částku.
  • Odečtení nezaplacených zálohových faktur:
    • Při vytváření finální faktury dochází k automatickému odečtení zálohových faktur a je předpokládáno, že všechny vystavené zálohové faktury byly zaplaceny.
  • Evidence přijatých zálohových faktur:
    • K přijatým zálohovým fakturám je přistupováno jako ke klasickým přijatým fakturám. Při nahrání přijatých zálohových faktur do systému Odoo se automaticky předpokládá úmysl jejich splacení a následné obdržení daňového dokladu, který je pro evidenci nahrán manuálně do chatteru příslušného záznamu.
    • Další možností, jak přistupovat k přijatým zálohovým fakturám, je vytvoření záznamu platby, ke které se pro evidenci nahraje PDF zálohové faktury. To následně reprezentuje zálohovou fakturu a její spárování s daňovým dokladem, který vstupuje do účetnictví jako klasická přijatá faktura. Vytváření plateb je možné i na základě emailového aliasu, kde pak předmět emailu nesprávně vystupuje jako číslo platby. Toto je však možno ošetřit následující automatickou akcí:


Globální nastavení

Pro správnou funkčnost modulu pro české zálohové faktury je třeba mít nainstalováno více aplikací v rámci Odoo. Jedná se o aplikace Prodej a Účetnictví. Pro správnou funkčnost se také neobejdete bez našeho modulu 📄 Base CZ, který přidává pole, jako je například české číslo účtu, na které se tento modul spoléhá.

1.Nastavení produktu

V rámci funkčnosti zálohových faktur je třeba mít nastaveno několik základních věcí. V prvé řadě se jedná o nastavení produktu, který bude fungovat jako záloha. To nalezneme v nastavení aplikace "Prodej".

U samotného produktu zálohy je pak potřeba, aby byla správně nastavena jeho produktová karta. Nejdůležitější je mít nastavené správné účetní deníky pro pohledávky a závazky.

Pro jednodušší používání zároveň doporučujeme mít zálohový produkt nastavený jako službu a samozřejmě zvolit, že produkt lze prodávat.


2.Nastavení účetního deníku

Kontext

Zde se již dotýkáme jedné z úprav, které náš modul poskytuje. Pro správnou funkčnost je však toto nastavení důležité, proto je také uváděno v této sekci. Abychom mohli zálohové faktury spravovat samostatně a aplikovat na ně veškeré systémové úpravy, je potřeba, aby zálohové faktury byly vedeny na svém vlastním účetním deníku. To nám umožní účtovat takovým způsobem, aby nezaplacené zálohové faktury nevstupovaly do účetní závěrky či daňových výkazů. Z pohledu legislativy totiž není účetním ani daňovým dokladem, dokud nedojde k jejímu zaplacení.

Jak to funguje

Pro úpravu si nejprve musíme otevřít deník, který chceme pro zálohové faktury dedikovat, nebo případně vytvořit nový účetní deník.


Na tomto deníku je třeba nastavit, aby byl jeho typ "Prodej". Na takový deník přidává modul novou volbu, a to právě určení, zda se jedná o deník určený pro zálohy.

Po zvolení, že se jedná o deník určený pro zálohy, se nám změní pole, která vidíme na záložce "Účetní záznamy". Pole pro "Výchozí příjmový účet" nám z přehledu zmizí a namísto toho se nám ve spodní části odkryjí nová pole pro přidělení podrozvahových účtů, na kterých má být faktura vedena do doby jejího zaplacení.

Podrozvahové účty, které na předchozím screenshotu vidíte, jsou pro vás již přichystány v rámci našeho modulu. Stejně tak je přichystaný i zálohový produkt z předchozího kroku a účetní deník určený pro zálohové faktury, abyste mohli začít účtovat již po instalaci modulu.

Hlavní funkce

1. Vytvoření zálohové faktury

Kontext

Zálohové faktury nejsou daňovými doklady a nevstupují tak do účetnictví. V našem modulu je tento fakt ošetřen účtováním na podrozvahové účty, které nevstupují do rozvahy účetní jednotky. 

Pokud využíváte náš modul pro generaci XML daňových výkazů, není třeba se obávat, jelikož dokud se zálohová faktura nestane daňovým dokladem, nepřiřazují se na ni daňové štítky, skrze které probíhá výpočet daňového výkazu.

Kde se pohybujeme

Pro generaci samotné faktury využíváme aplikaci "Prodej", zatímco samotná práce s fakturami je dále propojená s aplikací "Účetnictví".

Jak to funguje

Zálohovou fakturu vytváříme z existující prodejní objednávky.


Zvolíme, zda požadujeme zálohu procentuálně nebo máme stanovenou přesnou částku, a potvrdíme vytvoření faktury.

Procentuální záloha a přesná záloha se liší logikou výpočtu výsledné hodnoty zálohové faktury. Při využití přesné částky je výsledná hodnota včetně DPH stanovená částka, v případě složitějších faktur zde však mohou při zaokrouhlování vzniknout halířové rozdíly oproti požadované částce. V případě využití zálohy procentem je vypočítána procentuální část z částky bez daně, na kterou je následně aplikována daň/daně při aplikaci různých sazeb DPH. V našem příkladu využíváme metodu přesné částky: